Cookies help us give you the best experience of our site. However, you can change your cookie settings in your browser depending on your preferences. Please read more about our cookies in our Cookie Policy.

07:43 | August 24, 2018

Kanban – så strukturerar och effektiviserar du ditt arbete

Hej hjärtan! 

Här kommer inlägget om kanban, precis som många av er har efterfrågat. Jag älskar ju som bekant att ta till metoder som kan göra mitt arbete bättre och mer effektivt och i detta inlägg kommer vi att fokusera på en metod som kan göra dig mer produktiv samtidigt som du får mer ordning och reda på din att-göra-lista. Hur bra låter inte det? Jag hoppas att ni gillar det!

När kan kanban effektivisera ditt arbete?

Mitt jobb innebär ofta “många bollar i luften”. Eftersom jag tycker att det mesta jag gör är så himla roligt kan jag ibland inte låta bli att påbörja nya saker. Rätt vad det är sitter jag vid mitt skrivbord och gör flera saker samtidigt. Det kan låta som en styrka, men icke! Faktum är att arbetet går mycket långsammare då det tar längre tid för mig att skifta fokus mellan de olika “bollarna”. Dessutom kan det gå en hel dag utan att någonting blir färdigställt, bara många saker som blir påbörjade.

När jag och Matilda började jobba mer ihop insåg vi ganska snabbt att vi var tvungna att hitta ett system och en process för hur vi skulle arbeta. Listan av saker vi behöver checka av under en vecka är lång och ganska splittrad då vi arbetar med både bloggen och mitt nya företag. Vi ville inte glömma något viktigt och vi ville få saker klara i tid.

Då började vi använda Kanban på riktigt! Jag har känt till metoden tidigare och arbetat med den i perioder och eftersom både jag och Matilda är väldigt intresserade av modeller och verktyg som kan effektivisera eller förbättra vårt arbete, var vi ganska snabba på att besluta oss för att det var såhär vi ville jobba. Från den dagen vi satte igång med Kanban tillsammans har jag inte rekommenderat något annat när kolleger ber mig om tips för att strukturera upp deras arbetsdag.  

Hur sätter du upp din kanban-tavla?

Kanban kan göras både analogt (med exempelvis post-it-lappar och tavla) eller digitalt (vilket jag föredrar). Det kommer kanske inte som en överraskning att vi valde en digital lösning eftersom vi nästan aldrig sitter på bestämd plats när vi arbetar. Dessutom vill vi ha möjligheten att komma åt “tavlan” när som helst, även i mobilen. 

Vi valde därför att använda oss av appen Trello och vi är väldigt nöjda med det beslutet då Trello fungerar perfekt om man vill dela filer mellan varandra och skapa flera tavlor för olika projekt. Oavsett vilket hjälpmedel du använder för att sätta upp din kanban-tavla (på väggen, i datorn, på ett papper, i mobilen) är teorin densamma. Här kommer en liten guide till hur du sätter upp en enkel kanban-tavla:

1. Skapa olika spalter på din tavla. Vi använder oss av en “backlog”, en “to-do”, en “doing” och en “done”.

2. I backlog sätter du allt du vet att du ska göra, långsiktigt eller kortsiktigt. Sitter du och arbetar med något och får en snilleblixt med något annat som ska göras så blir det en post i din backlog, istället för att du skiftar fokus från det du gör just nu.

3. I to-do sätter du det som du ska göra kortsiktigt. Vi har valt att anpassa vår to-do till en arbetsdag. Här tar du poster från din backlog och flyttar in i spalten “to-do” och lägger till nya under dagen som går. 

4. Nu kommer vi till det viktigaste av allt! Spalterna “doing” och “done”. I spalten “doing” får du endast ha en, max två, poster i taget. Posten tas från “to-do”, flyttas in i “doing”, du arbetar med den tills det att den är klar och först då får du sätta den i spalten “done”. Därefter tar du en ny post, och en ny post, och i slutet av dagen sitter alla poster i “done”. Et voilá!

På så sätt är det också väldigt lätt att följa varandras arbete, att flytta att-göra-punkter mellan oss och att i slutet av dagen utvärdera vårt arbete. Förutom att kanban har gjort oss mer effektiva så har det även givit oss mer överblick. Detta utesluter inte att vi kan gå in och göra ändringar i varandras tavlor.

Matilda är exempelvis inte alltid så bra på att flytta sina poster till “done”. Då kan jag gå in och göra det. Likväl kan hon gå in och ge mig en uppgift i min “to-do” när hon har gjort klart sin del av ett jobb som det är upp till mig att färdigställa. På så sätt arbetar vi tillsammans, samtidigt som var och en ansvarar över sina uppgifter. Det är hur grymt som helst!

Jag vet inte hur många gånger om dagen någon av oss lyser upp med ett leende på läpparna och bedyrar vår kärlek för Trello och Kanban-metoden, haha.

Tips!

– En kanban fungerar absolut bäst om du anpassar den efter en persons uppgifter. Jag och Matilda testade att ha en gemensam tavla men insåg ganska snabbt att det blev lite rörigt och att vi behövde skrota det, haha! Istället har vi nu varsin.

– Om du har många “to do” kvar i din lista vid dagens slut, du kanske behöver svara på ett mail innan du kan slutföra en uppgift eller ringa ett samtal du inte hann med. Flytta i så fall tillbaka dessa punkter till din “backlog” så att du kan börja på ny kula nästa dag och plocka ut dina viktigaste “to do” från din “backlog”.

– Kanban har sitt ursprung i tillverkningsindustrin och går alltså att använda även när man är långt fler än två personer som arbetar tillsammans.

– Jag tror starkt på att det är avslutade uppgifter som skapar det riktiga värdet i ett företag men att många (precis som jag gjorde förut) påbörjar saker som de inte alltid slutför, man har för många idéer och bollar i luften helt enkelt. Kanban är ett utomordentligt sätt att motverka detta.

Om ni har några frågor, feedback eller funderingar får ni gärna lämna en kommentar, jag hoppas ni gillade det här inlägget! 


10 kommentarer



10 kommentarer om “Kanban – så strukturerar och effektiviserar du ditt arbete”

    Kanske något för mig nu när jag börjar plugga på måndag samtidigt som jag kommer att jobba 60% =)
    Tack för tips!

    Reply

    Oj, ja då tror jag du kan ha riktigt bra användning för Trello <3 Lycka till med allt 🙂 Kram

    Reply

    Älskar också Kanban men även Scrumtänket (jobba med ständiga förbättringar och framförallt retrospektiv). Om man jobbar med både projekt och en del återkommande arbete kan man göra en ScrumBan-tavla och jobba med t.ex. projekt enligt Scrummetodiken (där det finns tydligare milstolpar) på förmiddag och KanBan på eftermiddagen..

    Reply

    Wow, jag läste på lite om Scrum nu och det låter helt fantastiskt! Jag ska läsa på ännu mer för det känns som en riktigt bra metod när vi jobbar med mitt nya företag 😀 Kram och tack för tipset!

    Reply

    Jag har tidigare hållit stenhårt på handskrivna to-do-listor och post-its, sedan introducerade en kollega mig för Trello. Först var jag lite skeptiskt, litade inte riktigt på det digitala formatet och skrev parallellt upp allt för hand också. Nu börjar jag dock sakta men säkert älska Trello och jobbar mer och mer med det, så användbart! Checklistorna är min favorit, känner sån tillfredsställelse när man checkat av allt och får en fin grön bock 😀

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Jag accepterar villkoren som finns här